Politique de confidentialité

Kumon Canada inc.

Kumon Canada inc. est une société constituée en vertu des lois de l’Ontario, ayant son siège social au 6240, route 7, bureau 300, Woodbridge (Ontario), L4H 4G3. Les termes « Kumon », « la société » ou « elle » dans la présente politique désignent Kumon Canada inc.

Kumon Canada inc. fait partie d’un groupe mondial, le plus important service d’enseignement parascolaire au monde, dont le siège social est à Osaka, au Japon. Kumon Canada est une filiale en propriété exclusive de Kumon Amérique du Nord inc., située aux États-Unis. Kumon Amérique du Nord inc. et l’Institut d’éducation Kumon ltée, situé au Japon, collectent des renseignements personnels afin de développer leurs programmes et d’en faire le suivi en vue d’améliorer l’enseignement et de maximiser l’apprentissage.

La protection des renseignements personnels est une priorité pour Kumon. La société se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ainsi qu’aux lois provinciales relatives à la confidentialité (les « lois sur la confidentialité »).

Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent à la présente politique de confidentialité.

Collecte : fait de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels auprès de toute source, y compris de tiers, par quelque moyen que ce soit.
Consentement : acquiescement donné à une proposition ou à une activité. Le consentement peut être exprès ou implicite. Le consentement exprès est donné explicitement, oralement ou par écrit. Il est sans équivoque et n’exige aucune déduction de la part de la personne qui le demande. Le consentement est implicite lorsqu’il peut être raisonnablement déduit de l’action ou de l’inaction de la personne.
Client : personne cliente d’un centre de mathématiques et d’anglais Kumon.
Communication : mise à disposition de renseignements personnels à un tiers.
Renseignement personnel : tout renseignement concernant un individu identifiable.
Utilisation : manipulation et traitement des renseignements personnels.

PRINCIPE 1 : RESPONSABILITÉ

Chez Kumon, le respect des principes de confidentialité est assuré par l’agent de protection de la vie privée de Kumon (« agent de protection de la vie privée »), lequel peut déléguer d’autres personnes pour agir en son nom.

Kumon est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris ceux qui lui ont été transmis par une tierce partie, notamment pour ses activités publicitaires.

La société communique des renseignements personnels uniquement à des tierces parties qui en assurent un niveau de protection comparable. Elle choisit uniquement des fournisseurs ou des tiers pouvant lui garantir que leurs mesures techniques, organisationnelles et de sécurité protégeront adéquatement les renseignements personnels en tout temps.

Kumon met également en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet à la présente politique, notamment :

(a) des procédures pour protéger les renseignements personnels;
(b) des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y répondre;
(c) des formations et communications sur les politiques et pratiques de Kumon à l’intention du personnel;
(d) du contenu expliquant les politiques et les procédures de Kumon;
(e) une surveillance étroite de l’évolution des pratiques de confidentialité et de sécurité.

PRINCIPE 2 : DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par Kumon avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Kumon collecte des renseignements personnels uniquement aux fins de l’exploitation de son entreprise, notamment pour :

l’amélioration de ses programmes de mathématiques et d’anglais;
la sécurité des enfants;
le recrutement de franchisés;
la gestion des centres;
la communication avec les personnes intéressées à recevoir de l’information sur sa méthode, ses outils et ses services et à d’autres fins de marketing (souvent appelé « commercialisation secondaire »);
le respect des règles et règlements gouvernementaux;
la formation de son personnel;
l’exploitation de ses sites Web.

Kumon utilise généralement les renseignements personnels pour mener ses activités et servir ses clients comme décrit ci-dessus. En cas de vente de la société, les renseignements personnels seront transférés au nouveau propriétaire sous réserve des limites du principe 5.

Les fins de la collecte de renseignements personnels sont déterminées au préalable ou au moment de la collecte. Seuls les renseignements nécessaires aux fins déterminées sont recueillis. Les objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels doivent être communiqués à la personne concernée.

PRINCIPE 3 : CONSENTEMENT

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, sauf autrement prescrit par la loi.

Le consentement est requis pour la collecte de renseignements personnels et leur utilisation ou communication subséquente. Les exceptions à cette exigence sont précisées dans les lois sur la confidentialité.

Lorsqu’un membre de Kumon collecte, utilise ou communique des renseignements personnels pour le compte d’un franchisé ou d’une autre organisation comme une école privée, il doit obtenir et respecter toute forme de consentement préalablement obtenu par le franchisé ou l’organisation, sous réserve des exceptions prévues par les lois sur la confidentialité.

Kumon ne peut, comme condition à la vente d’un produit ou d’un service, exiger le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire à la fourniture des produits ou des services.

L’adéquation de la forme de consentement dépend des circonstances et du type de renseignements recueillis.

En principe, la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels de nature délicate concernant l’origine raciale et ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, la santé ou l’orientation sexuelle ne sont pas autorisées, sauf lorsque la loi l’exige ou le permet. Si Kumon recueille des informations sensibles concernant ses clients ou leur enfant, elle leur demandera leur consentement exprès.

Les clients de Kumon peuvent retirer leur consentement en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Kumon les informera des conséquences d’un tel retrait.

PRINCIPE 4 : LIMITATION DE LA COLLECTE

Kumon ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.

Les renseignements personnels ne sont pas recueillis au hasard. La quantité et le type de renseignements recueillis se limitent au strict minimum nécessaire aux fins déterminées.

PRINCIPE 5 : LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

À moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige, les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Kumon ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour répondre à ces fins.

Kumon est une filiale en propriété exclusive de Kumon Amérique du Nord inc., et Kumon Amérique du Nord inc. est une filiale en propriété exclusive de l’Institut d’éducation Kumon ltée.

Kumon Amérique du Nord inc., située aux États-Unis, et l’Institut d’éducation Kumon ltée, situé au Japon, utilisent les renseignements personnels uniquement dans le respect de la politique de confidentialité de Kumon et des lois sur la confidentialité. L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés et fournisseurs de Kumon, de Kumon Amérique du Nord inc. et de l’Institut d’éducation Kumon ltée qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Kumon peut communiquer des renseignements personnels à des tiers qui l’aident dans la conduite de ses affaires après avoir pris soin de vérifier que ces tiers les protègent adéquatement.

Seuls ont accès aux renseignements personnels les employés et les fournisseurs dont les fonctions et les responsabilités comprennent spécifiquement le traitement de ces renseignements. Le droit d’accès est restreint selon la nature et la portée des fonctions et des responsabilités de ces employés et fournisseurs.

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins déterminées sont détruits, effacés ou anonymisés.

Étant donné que l’exploitation de son entreprise est l’une des raisons pour lesquelles Kumon recueille, utilise ou communique des renseignements personnels, en cas de vente de la totalité ou d’une partie de ses actifs, s’il y a lieu, la société transférera au nouveau propriétaire, sous certaines conditions, les renseignements personnels associés aux actifs vendus. Le nouveau propriétaire devra accepter de maintenir et de respecter la politique de confidentialité de Kumon alors en vigueur ou accepter que Kumon envoie un avis à tous ses clients les informant du transfert et de la politique de confidentialité du nouveau propriétaire et leur donne des moyens efficaces de retirer leurs renseignements personnels avant le transfert, au choix de Kumon.

PRINCIPE 6 : EXACTITUDE

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Ce principe est particulièrement important lorsque les renseignements sont utilisés pour faire une évaluation de la personne ou porter un jugement sur celle ci. Le degré d’exactitude, de complétion et d’actualité des renseignements personnels communiqués dépend de leur utilisation en fonction des intérêts de la personne concernée.

Kumon met en place des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels utilisés sur une base continue, y compris ceux qui sont communiqués à des tiers, sont généralement exacts et à jour.

S’il y a lieu, Kumon communique les modifications apportées aux renseignements personnels aux fournisseurs y ayant accès.

PRINCIPE 7 : MESURES DE SÉCURITÉ

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Les mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte et le vol, ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. La nature de ces mesures varie en fonction de la sensibilité des renseignements. Kumon suit les développements en matière de sécurité et réévalue les risques à intervalles réguliers.

Les mesures de sécurité comprennent des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Seules les personnes ayant besoin de consulter les renseignements personnels dans le cadre de leur travail y ont accès, et chacune est responsable de la protection de ceux qu’elle utilise.

Kumon sensibilise régulièrement ses employés et fournisseurs à l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels.

Lors de l’élimination ou de la destruction de renseignements personnels, Kumon prend les moyens nécessaires pour empêcher leur accès par des parties non autorisées.

PRINCIPE 8 : TRANSPARENCE

Kumon rend les renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels facilement accessibles au public.

Kumon fait preuve de transparence quant à ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels; tous peuvent s’en informer sans effort déraisonnable. Ses pratiques et politiques sont mises à la disposition de tous sous une forme généralement compréhensible et comprennent :

(a) le nom légal de Kumon;
(b) les coordonnées de l’agent de protection de la vie privée pour le dépôt de plaintes ou les demandes de renseignements;
(c) le moyen d’accéder à ses renseignements personnels détenus par Kumon en présentant une demande écrite à l’agent de protection de la vie privée, qui vérifiera l’identité du demandeur;
(d) une description du type de renseignements personnels détenus par Kumon, y compris de leur utilisation générale;
(e) une copie de toute brochure ou autre information expliquant les politiques, normes ou codes de Kumon;
(f) la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes;
(g) la façon de refuser l’utilisation de ses données à des fins de marketing direct, qui doit être indiquée au plus tard au premier envoi publicitaire.

Ces renseignements se trouvent également sur le site Web de Kumon, au www.kumon.ca.

PRINCIPE 9 : ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Kumon doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Avant d’accorder à une personne l’accès à ses renseignements personnels, le membre de Kumon demande la permission à l’agent de protection de la vie privée ou à son délégué. Les lois sur la confidentialité imposent certaines restrictions, par exemple lorsqu’un tel accès révélerait des renseignements personnels d’un tiers qui ne peuvent être séparés des renseignements du demandeur.

À la réception d’une demande d’accès, Kumon indique au demandeur si elle détient ou non des renseignements personnels le concernant ou concernant son enfant. Lorsqu’elle fournit des informations concernant les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, elle fournit un compte rendu de leur utilisation passée ou actuelle et de leur communication à des tiers, le cas échéant. Avant de fournir toute information, Kumon vérifiera l’identité du demandeur.

Kumon répond à toute demande dans un délai de 30 jours à un coût minime ou sans frais. Elle peut exiger un paiement raisonnable pour les renseignements fournis seulement si elle en a informé le demandeur à l’avance et que celui ci lui a confirmé ne pas retirer sa demande.

Si une personne démontre que ses renseignements sont inexacts ou incomplets, Kumon devra y apporter les modifications nécessaires. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, Kumon doit corriger, supprimer ou ajouter des renseignements. S’il y a lieu, les renseignements modifiés seront communiqués aux tiers y ayant accès.

Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction du demandeur, Kumon prend en note l’objet de la contestation. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès aux renseignements en question seront informées du fait que la contestation n’a pas été réglée.

PRINCIPE 10 : POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON RESPECT DES PRINCIPES

Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect par Kumon des principes énoncés ci-dessus à l’agent de protection de la vie privée.

La personne responsable de la conformité de Kumon est l’agent de protection de la vie privée. Toutes les demandes de renseignements et les plaintes doivent lui être adressées par la poste ou par courriel :

Agent de protection de la vie privée
Kumon Canada inc.
111 Zenway Blvd, Unit 1
Vaughan, ON L4H 3H9
416 490-1434, poste 2303
[email protected]

L’agent de protection de la vie privée enquêtera sur toutes les plaintes. S’il juge une plainte justifiée, il prendra les mesures appropriées, y compris la modification des politiques et pratiques au besoin.

Si la plainte est liée à un problème d’un client, celui-ci sera immédiatement informé de ces mesures.

Modifications

De temps à autre, l’agent de protection de la vie privée peut apporter des modifications à la présente politique selon l’évolution de l’entreprise et pour d’autres raisons. Dans l’éventualité où, de l’avis de l’agent de protection de la vie privée agissant raisonnablement, de tels changements permettraient à Kumon d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels de façon beaucoup plus importante, les personnes touchées seront avisées de façon claire et concise des changements et de leur effet et auront la possibilité de retirer leur consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels.

Date d’adoption : 1er septembre 2017